Wir haben unsere Vereinsarbeit selbst gebaut.
Weil keine fertige Lösung das abgedeckt hat, was ein junger, gemeinnütziger Verein wirklich braucht. Herausgekommen sind 84 Bereiche in neun Gruppen — von der Satzung bis zur Notfallmappe.
Interesse anmeldenZu den Gruppen
Der Verein befindet sich in Gründung. Bis zur Eintragung in das Vereinsregister führen wir den Zusatz „i. Gr.".
84
Bereiche
9
Gruppen
0
externe Dienste
1
Anwendung
Direkt zu einer Gruppe
Der Einstieg
Was beim Anmelden zuerst zu sehen ist.
Übersicht
Kennzahlen des Vereinsalltags auf einen Blick: offene Anträge, fällige Beiträge, anstehende Fristen.
Handbuch
Erklärt die Software und die Entscheidungen dahinter — in der Anwendung, nicht als PDF nebenher.
Erste Schritte
Führt durch die Ersteinrichtung, vom Verschlüsselungsschlüssel bis zu den Stammdaten.
Meine Daten
Das Mitgliederportal: eigene Angaben einsehen und ändern, ohne den Vorstand zu behelligen.
Suche
Sucht über alle Bestände hinweg — Mitglieder, Beschlüsse, Dokumente, Fristen.
Wie der Verein sich selbst verwaltet
Neunzehn Bereiche, von der Satzung bis zur Auflösung.
Vereinsdaten
Name, Sitz, Rechtsform, Registerangaben.
Satzung
Im Volltext, paragrafenweise gegliedert und aus der Anwendung zitierbar.
Satzungszwecke
Die Zwecke nach § 2 mit Nachweisen, welche Tätigkeit auf welchen Zweck einzahlt.
Ordnungen
Beitrags-, Finanz- und Geschäftsordnung mit Fassung und Beschlussdatum.
Organe und Gremien
Wer welches Amt innehat, seit wann und bis wann.
Vorstand
Zusammensetzung, Vertretungsbefugnis, Amtszeiten.
Vorstandssitzungen
Einladung, Tagesordnung, Beschlussfähigkeit, Ergebnis.
Umlaufbeschlüsse
Beschlüsse ohne Sitzung, mit Fristlauf und Zustimmungszählung.
Beschlussregister
Jeder Beschluss an einer Stelle, mit Fundstelle in Satzung oder Ordnung.
Protokolle
Sitzungs- und Versammlungsprotokolle mit Unterschriftenlauf.
Mitgliederversammlung
Von der Einladung über die Anwesenheitsliste bis zum Protokoll.
Wahlen
Wahlgänge, Stimmzählung, Annahme der Wahl.
Besetzungsplan
Welche Ämter besetzt sind, welche frei, wann die nächste Wahl ansteht.
Fachbeirat und Arbeitsgruppen
Beratende Gremien nach § 34, mit Auftrag und Laufzeit.
Kassenprüfung
Prüfauftrag, Feststellungen, Entlastungsempfehlung.
Abnahme
Was geprüft wurde, von wem, mit welchem Ergebnis.
Wirkungsbericht
Was der Verein bewirkt hat — Grundlage für Förderanträge und Versammlung.
Gründung
Der Gründungsvorgang mit allen Unterlagen bis zur Eintragung.
Auflösung und Satzungsänderungen
Verfahren nach §§ 40 und 41, falls es so weit kommt.
Wer dabei ist und was er zahlt
Vom Aufnahmeantrag bis zum Lastschrifteinzug.
Aufnahmeanträge
Eingang, Prüfung, Entscheidung — mit dem öffentlichen Formular der Website verbunden.
Mitglieder
Stammdaten nach dem Feldkatalog der Satzung. Geburtsdatum, Bankverbindung und Angaben zu gesetzlichen Vertretern liegen verschlüsselt.
Beiträge
Stufen, Fälligkeiten, Zahlungsstand, Ermäßigung und Erlass.
Beitragsordnung
Die geltende Fassung mit Beschlussdatum — die Beträge kommen von hier, nicht aus dem Kopf.
SEPA-Lastschrift
Mandate, Vorabankündigung, Einzugsläufe.
Mitglieder einlesen
Übernahme bestehender Listen beim Umstieg.
Ausschlussverfahren
Das Verfahren nach § 19, mit Anhörung und Fristen.
Das, wofür der Verein da ist
Veranstaltungen, Anmeldungen, Referierende — und der Kinderschutz, der überall mitläuft.
Veranstaltungen
Termine mit Format, Zielgruppe, Thema, Beitrag und Pflichthinweisen. Die Website zieht sich die Termine direkt daraus.
Anmeldungen
Wer kommt, wie viele Plätze frei sind, wer eine Ermäßigung braucht.
Wissensnetzwerk
Referierende mit Themen und Verfügbarkeit — auch ohne Mitgliedschaft.
Kinderschutz
Ansprechperson, Selbstverpflichtungen, Führungszeugnisse mit Fristen, Verfahren bei Gefährdungseinschätzung.
Von der Spende bis zum neuen Schreibtisch
Jeder Schritt wird dokumentiert — das ist Voraussetzung für die Mildtätigkeit.
Geräteannahme
Was hereinkommt, von wem, in welchem Zustand.
Löschung und Protokolle
Datenlöschung nach festem Verfahren, mit Protokoll je Gerät.
Aufarbeitung
Reparatur, Aufrüstung, Softwareausstattung.
Gerätevergabe
Wer ein Gerät bekommt und auf welcher Grundlage.
Entsorgung
Was nicht mehr zu retten ist, nach den Regeln des Elektrogesetzes.
Vergabestatistik
Zahlen für den Wirkungsbericht und für Förderanträge.
Die Zahlen, die das Finanzamt sehen will
Achtzehn Bereiche — gemeinnützigkeitsfest gedacht, nicht Buchhaltung von der Stange.
Buchhaltung
Einnahmen und Ausgaben, getrennt nach ideellem Bereich, Zweckbetrieb und Vermögensverwaltung.
Haushaltsplan
Planung fürs Jahr, laufend gegen die Ist-Zahlen gestellt.
Jahresabschluss
Der Abschluss mit allen Anlagen.
Kassenbericht
Der Bericht für die Mitgliederversammlung.
Bankabgleich
Kontoumsätze gegen die eigenen Buchungen.
Eingangsrechnungen
Rechnungen mit Prüf- und Freigabelauf.
Zahlungsfreigaben
Wer darf was freigeben — nach § 28 der Satzung.
Spenden
Geld- und Sachspenden mit Zuordnung zum Zweck.
Zuwendungsbestätigungen
Nach amtlichem Muster — erst freigeschaltet, wenn die Gemeinnützigkeit festgestellt ist.
Rücklagen
Bildung und Verwendung, mit Fristenüberwachung.
Fördermittel
Anträge, Bewilligungen, Verwendungsnachweise.
Kooperationen und Sponsoring
Vereinbarungen mit Dritten, samt steuerlicher Einordnung.
Aufwendungsersatz
Auslagen Ehrenamtlicher, mit Beleg und Freigabe.
Ehrenamtspauschale
Ehrenamts- und Übungsleiterpauschale mit Nachweisen.
Veranstaltungskassen
Barkassen einzelner Veranstaltungen.
Verträge
Vertragsverzeichnis mit Laufzeiten und Kündigungsfristen.
Versicherungen
Welche Risiken gedeckt sind und welche nicht.
Interessenkonflikte
Offenlegung nach § 37, damit Geschäfte mit Nahestehenden nachvollziehbar bleiben.
Vorbereitet statt nachträglich drangeschraubt
Neun Bereiche, die zusammen die Rechenschaftspflicht abdecken.
Datenschutz-Übersicht
Offene Anfragen, fällige Prüfungen, gemeldete Vorfälle.
Verarbeitungsverzeichnis
Das Verzeichnis nach Art. 30 — gepflegt statt einmal geschrieben.
Betroffenenanfragen
Auskunft, Berichtigung, Löschung — mit Fristenlauf.
Datenpannen
Meldung nach Art. 33 mit 72-Stunden-Uhr.
Löschkonzept
Welche Daten wie lange bleiben und was danach passiert.
Technische und organisatorische Maßnahmen
Die Maßnahmen nach Art. 32, dokumentiert und überprüfbar.
Auftragsverarbeitung
Verträge mit Dienstleistern nach Art. 28.
Einwilligungen und Bildrechte
Wer wofür eingewilligt hat — besonders bei Fotos von Veranstaltungen.
Vertraulichkeit
Verpflichtung der Ehrenamtlichen auf die Vertraulichkeit.
Damit nichts liegen bleibt
Acht Bereiche für alles, was geschrieben, verschickt und überwacht wird.
Fristen und Kalender
Alle Fristen an einer Stelle, mit Kalenderabruf fürs eigene Programm.
Aufgaben
Wiedervorlage für den Vorstand.
Dokumente
Verschlüsselte Ablage mit Zugriff nach Rolle.
Vorlagen
Dokumentvorlagen mit Platzhaltern, die sich aus den Stammdaten füllen.
Serienversand
Anschreiben an viele, aus einer Vorlage.
Postausgang
Wer wann was bekommen hat.
Unterschriften
Unterschriftenlauf für Protokolle und Verträge.
Öffentliche Formulare
Die Formulare der Website: Aufnahme, Anmeldung, Spende, Beschwerde.
Der Maschinenraum
Acht Bereiche, die man selten braucht — und dann sofort.
Einstellungen
Systemeinstellungen, Verschlüsselungsstatus, Systeminformationen.
Benutzer und Rollen
Eigene Benutzer der Anwendung, getrennt von den WordPress-Benutzern.
Rechte und Rollen
Welche Rolle welches Modul sehen und ändern darf.
Sicherheit
Eigenes Konto, zweite Anmeldestufe, laufende Sitzungen beenden.
Protokoll
Jeder relevante Vorgang wird mitgeschrieben — Grundlage der Rechenschaftspflicht.
Sicherung und Notfall
Datensicherung und Notfallmappe für den Fall der Fälle.
Selbstdiagnose
Prüft die Anwendung auf Vollständigkeit und meldet, was klemmt.
Beispieldaten
Zum Üben, bevor es ernst wird.
Vereinssoftware gibt es doch schon
Wir haben deshalb anders herum angefangen: erst die Satzung, dann die Software. Jeder Bereich verweist auf die Stelle, die ihn verlangt.
Wie die Software gebaut ist
Vier Entscheidungen, die wir bewusst so getroffen haben.
- Sie läuft auf eurem eigenen Hosting. Eure Daten bleiben bei euch, es gibt keine Wolke dazwischen.
- Keine externen Dienste, keine Schriften von fremden Servern, kein Tracking.
- Sensible Felder verschlüsselt (AES-256-GCM), Rechte fein abgestuft, jeder Zugriff protokolliert.
- Deutsch, für Ehrenamtliche gemacht — nicht für Verwaltungsprofis. Und ein Notschalter, der sie stilllegt, ohne dass Daten verloren gehen.
Steht ihr vor denselben Aufgaben?
Dann schreibt uns. Wir zeigen die Software her, sagen ehrlich, was sie kann und was nicht, und klären gemeinsam, ob sie zu euch passt. Konditionen besprechen wir im Einzelfall — wir sind ein Verein, kein Softwarehaus.